大学と受験生側、双方のメリットが導入のきっかけに

受験生のメリットを一番に考え、本学では以前から入試業務の一体化を課題としており、2016年度入試のWeb出願システムの導入はまずその第一歩でした。入試業務の一体化を進める中で、UCAROは受験に関する手続きがスマートフォン等ででき、出願状況をすぐに確認できる点が、忙しい受験生の手間の削減につながる大きなメリットと感じました。さらに、大学からの情報を的確に得られるメッセージ機能や、出願の際には自身のUCAROプロフィール登録情報を引用できるなど、受験生にとって使いやすい機能が標準機能として備わっています。

一方、大学側のメリットとしては、メッセージを使って受験生へのきめ細やかな個別フォローが行えるようになる、というのが魅力的でした。また、学内で行なっていたデータの作成や検証作業も、同一システム内で出願～入学手続まで一貫して行うことができるため、担当者の作業が軽減されました。一気通貫してデータ連携がなされていることで、確認作業などの事務作業が安全かつ効率的に行なえるように改善されています。

大学独自でのシステム構築も視野に入れましたが、すでにUCAROというプラットフォームを活用する方が、大学としてのコストメリットも、受験生の使用感も確保されるため、導入を決めました。導入決定後はUCAROを受験生に周知するため、リーフレット作成やオープンキャンパスでの積極的な案内を行い、UCAROで受験活動をサポートすることを広報しました。

本学の特長や雰囲気を知ってもらうことでミスマッチを防ぐ

メッセージ機能を使ってさまざまな情報を発信できるのも、UCAROのメリットだと思っています。まずは、志願者全員に対する大学PRとしての情報発信。例えば、「オープンキャンパスなどのイベント開催案内」「青学の学びがわかる動画配信のお知らせ」「奨学金の案内」「クリスマスカード」などを配信しています。青山学院大学がどのような大学かを知ってもらい、志望校を考える上でのミスマッチを防ぐことにも役立てています。

もう一つは、受験生1人ひとりをフォローするための情報発信。出願～入学手続のプロセスにおいて必要なことを、受験生に合わせて個別に伝えられるのが良いですね。実際に、すぐに対象者を限定して配信することができる、というUCAROのメッセージ配信機能が持つ機動力を活かして、試験当日の鉄道会社の運休情報を、影響を受ける受験生に限定して配信することができました。その結果、当日は大きな混乱を招くことも無く、スムーズに試験を実施することができました。

大学入試改革に備えてUCAROのさらなる活用を

2021年度入学者選抜からは、これまで以上に多面的・総合的な評価が求められます。大学は今までよりも膨大な情報を取り扱い、迅速かつ正確に捉えて選抜試験を実施していく責任があります。UCAROへの要望の一つとして、膨大な情報を整理する機能や、それに伴う拡張機能を備えると良いのでは、と考えています。ここで申し上げたことは一例ですが、本学以外にもUCAROの機能拡張に期待しているユーザーは多いはずです。各現場の要望を柔軟に受け入れ、より多くの大学が使うシステムに成長することを期待しています。

受験へのハードルを下げ、受験生の志願する機会を増やしたい

受験生にとって、簡易でわかりやすい受験のしくみを提供したく、UCAROを採用しました。UCAROは、米国で採用校が増加してきている、複数大学で利用できる共通の出願システム「コモンアプリケーション」のようなものです。出願〜入学手続まで全てひとつのサイトでできるので、大学の求めているものと一致しましたね。

UCARO採用の議論をすすめていく中で「多数の大学がUCARO上に掲載されていることで、他大学に目移りしてしまうのではないか」と危惧する意見も出ました。ですが、最終的には、そのことを懸念するよりも「大学自体が魅力的になることが大事。受験生の利便性を向上させることで、受験へのハードルを下げ、受験生の志願する機会を増やしたい」という想いが勝ち、採用を決定しました。

業務効率化はもちろん、運用も簡便なところが魅力

私たち大学側のメリットとしては、出願から入学までの手続きをひとつのシステムに集約できることで、事務作業が効率化されました。また従来、紙で行われていた入学辞退や入学手続学部の変更などもシステム上で手続きができるようになった点も便利になりましたね。UCAROは管理者側の機能がややこしくないため、使いやすく、各部署にも難しい説明などを要さず運用できています。

またメッセージ機能は非常に魅力的です。受験生の確実な連絡先が得られるため、災害時やイベントなどのお知らせもできます。大学と受験生が繋がる場所を用意していただいたという感覚です。

さらに長い時期＆幅広い人たちに活用してもらえる機能があるとうれしい

現状のシステムでは基本的に、出願から入学手続までの限られた期間で受験生に利用してもらうことになりますが、出願前の高校3年生や、入学手続後から入学前にかけての教育など、UCAROの利用期間を延ばし、それを志願者獲得などに活用できる機能がほしいです。

また、最近は保護者の方もオープンキャンパスに来場して下さったり、入試説明会にご参加くださる事が多いです。ですので保護者の方や高校の先生など、入試に関わる方向けの機能も追加していただけたら嬉しいですね。